Assistant / Assistante de direction et commerciale (H/F)

Entreprise dans le secteur du Lighting Designer basée à Paris (montparnasse), recherche pour compléter son équipe un(e) assistant(e) commercial (e) et de direction.

Vous trouverez ci-dessous les principales missions confiées ainsi que les compétences nécessaires pour le poste :

GESTION ADMINISTRATIVE GENERALE :
– Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux demandes de renseignements générales.
– Assurer le suivi et gestion administrative du personnel
– Assurer la transmission des informations en interne et en externe (decisions, notes etc.)
– Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…)
– Tenir à jour les dossiers administratifs de l’entreprise.
– Préparer les dossiers pour les réunions importantes et les événements de l’entreprise.
– Assister dans la communication interne (diffusion d’informations auprès des collaborateurs).
-Organiser et planifier les réunions,

LA GESTION DE LA FACTURATION CLIENTS ET FOURNISSEURS :
– Réaliser l’ensemble de la facturation dans le système d’information dédié de tous les documents éligibles selon les règles de l’entreprise, et conformément aux accords avec le client dans le respect du calendrier de clôture
– Relances les factures échues jusqu’au terme du paiement
– Validation et saisie des factures fournisseurs pour mise en paiement dans les systèmes informatiques dédiés.

LA GESTION COMMERCIALE :
– Gérer les commandes clients (enregistrement, suivi, facturation) et préparer les devis.
– Mettre à jour les bases de données clients et les fichiers commerciaux.
– Assister les commerciaux dans la préparation des offres commerciales, des présentations et des rendez-vous.
– Suivre les indicateurs de performance commerciale et préparer les rapports de vente.
– Répondre aux demandes des clients et assurer un suivi régulier pour maintenir leur satisfaction.
– Réaliser un suivi d’activité sur support :
o Sur les commandes :
o date de livraison prévue,
o délais maitrisés,
o Valider des bons de livraison et de transport avec le conducteur
– Identifier et signaler les anomalies ou les risques de dysfonctionnement

COMPETENCES REQUISES :
– Expérience de travail similaire ou expérience pertinente en administration exigée (minimum 4/5 ans);
– Excellentes compétences en communication écrite et verbale :
o Français : écrit / parlé : Indispensable
o Anglais : Écrit / parlé : Souhaité
– Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des décisions rapides;
– Capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs tâches simultanément ;
– Connaissance des logiciels de bureautique, tels que Microsoft Word, Excel et PowerPoint ;
– Sens de l’organisation, de la planification et de la gestion du temps;

Ce que vous pouvez attendre de l’entreprise :
– Une atmosphère réconfortante
– La dynamique d’une entreprise en forte croissance
– Une ambiance ludique où l’apprentissage est valorisé et où vous aurez constamment de nouveaux défis à relever
– Une atmosphère stimulante avec à la fois liberté et responsabilités